Хороший секретарь — половина начальника

Хороший секретарь - половина начальника

Секретарь — лицо компании. Это первый человек, с которым сталкиваются люди, приходя в ту либо иную организацию. От того, какое создаёт чувство ассистент начальника, зависит и чувство от компании в целом. Сотрудники компании не должны стесняться собственного «лица».

Исходя из этого, грамотный офис-менеджер — это кладезь знаний, конечно само воплощение вежливости, корректности, стиля и доброжелательности.

Пожалуй, стоит начать с того, что обязан знать и мочь секретарь. Все эти правила, излагаются в квалификационной чёрте, стандарт которой мы кратко и разглядим.

Общеизвестно, что секретарь это «правая рука» начальника, соответственно в его обязанности входит делать функции по обслуживанию работы начальника предприятия, помогать планировать рабочий сутки начальника. Приобретать нужные начальнику сведения от подразделений либо исполнителей, вызывать по его поручению работников. Организовывать телефонные переговоры начальника, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения начальника их содержание.

И делать другие поручения управления.

Само собой разумеется, «правая рука» директора обязана знать о всем, что происходит в компании, конечно направление деятельности компании, компетенции сотрудников и должностные обязанности. Ну и, как любому грамотному офисному сотруднику, секретарю нужно знать пунктуации и правила орфографии, правила эксплуатации офисной оргтехники, стандарты унифицированной совокупности организационно-распорядительной документации, зарубежный язык партнёров и клиентов, законы и психологию людей действенной коммуникации, служебный этикет и большое количество второе.

Грамотный секретарь — это кладезь знаний, конечно само воплощение вежливости, доброжелательности и корректности, по причине того, что ответственной из задач секретаря есть прием визитёров, каковые по его внешнему и внутреннему миру делают неспециализированное чувство о всех компании.

Так, что бы сотрудники компании не стыдились собственного «лица», секретарь обязан обладать собственной мимикой, интонациями голоса, жестами. Деликатность, предупредительность в отношениях с сотрудниками и посетителями, некая часть артистизма — все это снабжает успешную работу секретаря.

Визитёру, вошедшему в приемную офиса, о многом поведают слова приветствия и манера поведения встречающего его секретаря. Итак, в то время, когда гость появляется в приемной, секретарю направляться подняться к нему на встречу и первому начать беседу. Наряду с этим в речи секретаря не должны проскакивать слова такие как: «Чем я могу быть вам нужна?», «Чем я могу вам оказать помощь?» Подобные фразы больше подойдут для персонала (официант, гардеробщик, швейцар и т. п.), но не для лица компании.

При встрече визитёра секретарь обязан приветливо представиться: «Хороший сутки, я — секретарь директора Валентина Иванова». (Ни за что не Валя!) С этих же слов направляться затевать беседу, отвечая на звонок телефона.

Интересоваться людьми, каковые приходят в офис, а тем более ожидают приема управления, нужно, но ни за что не нужно пробовать заинтересовать каждого вошедшего собственной персоной — для секретаря это более чем актуально.

Секретарь должен быть хорошим слушателем, что не начнёт перебивать, дабы поведать о себе самом, а задаст уместные вопросы, на каковые человеку (визитёру либо начальнику) приятно будет ответить.

Секретарь не должен раздражаться по мелочам. Как мы знаем, что умственные свойства между людьми поделены не равномерно. И тем более не нужно вследствие этого подвергать посетителей и коллег компании кроме того мельчайшей критике.

Критика в данной связи ненужна, по причине того, что обычно приводит к обиде. Сочувствие к окружающим, доброжелательность и терпимость — вот качества, каковые будут высоко оценены сотрудниками.

Неотъемлемой частью имиджа есть обращение. Именно она есть показателем отечественной интеллигентности. Слова, сказанные нами, говорят проницательному слушателю об обществе, в котором мы вращаемся, говорят о уровне культуры и нашего образования.

Само собой разумеется, для лица компании направляться особенное внимание выделить и внешнему виду. Двигаться направляться нормально и с уверенностью. Не нужно торопиться, дабы не смотреться испуганной и подобострастной. Поспешность свидетельствует не только о нервозности.

Появляются сомнения в статусе и компетентности секретаря. Перемещения должны свидетельствовать о том, что человек не сомневается в себе и в той информации, которую собираются донести.

Внешний вид секретаря формирует вывод об учреждении в целом. Внешний вид секретаря должен быть шепетильно продуман, современен и аккуратен.

Бизнес-профи отдают предпочтение жакетам свободного покроя, но не приталенным. Учитывайте кроме этого, что укороченный жакет делает фигуру выше и стройнее, а удлиненный — укорачивает рост. Протяженность рукавов — не меньше чем «три четверти».

Выбор лацканов и воротника зависит от формы лица: закругленные воротники и вырезы полнят, а заостренные — скрывают округлость лица. самая подходящей считается прямая юбка, узкие юбки недопустимы. Разрезы не запрещены, но они, придавая наряду некую кокетливость, не всегда помогают подниматься по служебной иерархии.

Протяженность юбки определяется самостоятельно, но подол, в то время, когда женщина сидит, не должен быть выше середины колена.

Многие секретари отдают предпочтение тёмным костюмам, каковые вправду создают официальности и впечатление солидности. Но тёмный — весьма страшный цвет: кроме того, что он угнетающе действует на психику, он весьма интенсивный, а исходя из этого заглушает целый образ.

Не рекомендуются так же для офисных костюмов броские цвета, и коричневый (это связано с традициями делового мира). Помимо этого, эксперты рекомендуют уходить от белых блуз и дать предпочтение пастельным тонам (лунный, жемчужный, грэж, кремовый, бледно-лимонный, шампань, холодные оттенки голубого).

Рабочий имидж секретаря дополняют чулки телесного цвета (тёмные чулки приемлемы только в светской судьбе), туфли-лодочки на каблуке 4-5 см. Обувь на низком ходу, босоножки и сапоги в офисе запрещены. «Законы жанра» требуют кроме этого, дабы цвет обуви всегда был чернее юбки; совсем исключены белые ботинки.

Прическа должна быть элегантной и сдержанной. Укладки в стиле «девочка, бегущая от грозы», распущенные волосы ниже плеч подойдут только для светской судьбы, а в офисе прическа должна иметь замкнутый контур. Приемлемы лишь натуральные цвета волос, а не игривые расцветки, подходящие для молодёжных вечеринок и дискотек.

Само собой разумеется, в офисе недопустим интенсивный макияж, что только отвлекает внимание, и уменьшаете ясность глаз. не меньше серьёзная составляющая вашего имиджа — ухоженные руки. Наилучшая форма ногтя — естественный овал.

Цветной лак смогут применять деловые дамы, занятые в модельном и косметическом бизнесе. К «запретам» относятся так же украшения с блестящими камнями, с изображением эмблем и символов (крестики, символы Зодиака, сердечки).

Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, снабжающим большое удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из основных требований, которое неукоснительно обязан делать секретарь, — чистота и исключительный порядок как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

Задача секретаря — сделать все нужное, дабы визитёр в приемной ощущал себя комфортно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на известный места. В случае если имеется необходимость украсить стенке, то для данной цели лучше применять картину либо эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов либо таблиц с указанием времени приема визитёров, календаря и т. п.

В заключении стоит заявить, что хороший секретарь обязан всегда стремиться к совершенствованию, иметь совершенства, образцы для подражания и направляться им — это придаст уверенности, организует самоуважение и закрепит его статус в компании.

Занимательные записи

Рекомендуем к прочтению

  • Где работодателю забрать хорошую карму?

    В чем секрет примерного поведения сотрудников на работе, перевыполнение замысла и неспециализированная дружелюбная воздух? В премиях. Какие конкретно компании развиваются стремительнее и имеют доход больший, чем у их…

  • Ветхий работодатель лучше новых двух

    Смена работы человеку дается не легко. Тревожна идея о втором работодателе, расставании с клиентами и коллегами, с которыми сотрудник успел сработаться. Но данное ответ открывает новые…

  • Одурачить банк: хорошие деньги из «нехороших» паспортов

    Пара штрихов — и из потерянного либо краденого паспорта получается новый, которым возможно пользоваться. Мало находчивости и смелости – и кредит, что после этого не нужно будет выплачивать, у…

  • Cамый богатый человек Китая — об успехе

    Знакомьтесь, Джек Ма, создатель китайской торговой платформы Alibaba, которая на данный момент обгоняет по обороту Amazon и eBay, совместно забранные. Он рос в семье скромных музыкантов, каковые во время…

  • Карьере мешает Ваше тело!

    Опытной компетенцией и высокой производительности обычно не редкость не хватает чтобы убеждать. Для карьерного успеха, в первую очередь, ответствен язык жестов. Словами возможно лгать, но…

  • Голь на выдумки умна

    Традиция деловых подарков прочно укоренилась в Российской Федерации. В текущем году при выборе таких подарков приходится быть особенно изворотливым: и денежная обстановка не та, да и повторяться стало плохим…

Комментирование и размещение ссылок запрещено.

Комментарии закрыты.